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高唐HJ/T 9-95 环境保护档案著录细则

空气废气检测 2022-05-31 16:35:02 864

1  引言

1.1 为建立健全全国环境保护档案(以下简称“环保档案”)标准化、现代化的统一检索体系,以适应开发环保档案信息资源,服务于社会主义现代化建设和环境保护事业的需要,制定本细则。

1.2 本细则是以中华人民共和国GB 3792.5-85《档案著录规则》为依据,结合环保档案的特点和我国环保档案工作的实际情况而制定的。本细则是环保档案著录的依据。

1.3 主要内容与适用范围

      本细则规定了环保档案著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源以及著录项目细则。

      本细则适用于各级环境保护部门的档案著录,既适用于建立环保档案的手工检索系统,也适用于建立环保档案的机器检索系统。

2 引用标准

      GB 7156-87 文献保密等级代码

      GB 2808-81 全数字式日期表示法

3 名词术语

3.1 环保档案

      是指各级环境保护机构在环境保护活动中直接形成的,对和衬会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

3.2 环保档案著录

      在编制环保档案检索工具时,按一定的规则对环保档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

3.3 环保档案目录

      按照一定的次序编排而成的环保档案条目的组合,是环保档案检索和报道的工具。

3.4 条目

      组成档案目录的单元,是对档案的内容和形式特征所作的一条记录,它由著录项目组成,是著录的结果。

3.5 著录项目

      揭示档案内容和形式特征的记录事项。相对独立的项目称为大项,组成各大项的特定内容称为小项。

3.6 著录格式

      著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。

4 著录项目

4.1 题名与责任者项

4.1.1 正题名※

4.1.2 并列题名

4.1.3 副题名及说明题名文字

4.1.4 文件编号

4.1.5 责任者 ※

4.1.6 其他责任者

4.1.7 附件

4.2 文本与版本项

4.2.1 文本

4.2.2 版本

4.3 密级与保管期限项

4.3.1 密级

4.3.2 保管期限

4.4 时间项※

4.5 载体类型及形态项

4.5.1 载体类型标识

4.5.2 数量及单位

4.5.3 规格

4.6 技术参数项

4.7 附注项

4.8 标准编号及有关记载项

4.9 提要项

4.10 排检与编号项

4.10.1 分类号※

4.10.2 档案馆(室)代号

4.10.3 档号※

4.10.4 缩微(或光盘)号 ※

4.10.5 主题词※

      (凡有※者,为必要著录项目,其余为选择项目)

5 标识符号

5.1著录项目标识符

5.1.1著录项目之前冠以一定的标识符

      — 各大项(题名与责任者项、排检与编号项、提要项除外)。

      =并列题名。

      : 副题名及说明题名文字、文件编号、数量及单位、规格。

      / 责任者。

      ; 其他责任者、保管期限、版本。

      , 两个相同著录项目之间(除附件外)。

      + 附件。

5.1.2 著录项目标识符说明

5.1.2.1 除“•一”符占两格并在回行时不应拆开外,其它符号占一格,前后均不再空格。

5.1.2.2 除题名与责任者项外,各大、小项回行时,均不省略标识符。

 

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